Fragen zum Stammdatenabruf

Bitte verwenden Sie die Unternehmensnummer genauso, wie sie Ihnen von Ihrem Unfallversicherungsträger in dem Schreiben, z. B. mit den Zugangsdaten zum UVMeldeverfahren, mitgeteilt wurde. Die Leerzeichen brauchen Sie jedoch nicht einzugeben, da diese nur der besseren Lesbarkeit dienen.

Als meldende/abrechnende Stelle wird die Stelle bezeichnet, die Ihre Lohnabrechnung durchführt und verantwortet.

Sie lässt sich durch drei Informationen für das meldepflichtige Unternehmen eindeutig identifizieren:

• die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes (BBNRLB),
• die Betriebsnummer der lohnabrechnenden Stelle (BBNRAS) und
• die laufende Nummer.

Die BBNRLB ist die Betriebsnummer des Unternehmens, das die Lohnabrechnung insgesamt verantwortet. In der Regel handelt es sich dabei um den Beschäftigungsbetrieb, bei dem die Geschäftsführung bzw. die Verantwortlichkeit für den Aufgabenbereich der Lohnabrechnung angesiedelt ist, beispielweise die Hauptniederlassung. Diese Betriebsnummer muss zwingend zum Unternehmen gehören. Ein externes Dienstleistungsunternehmen (z.B. eine Steuerberatung) kann nicht die lohnverantwortende Stelle sein.

Die BBNRAS ist die Betriebsnummer der Stelle, bei der die Lohnunterlagen physisch vorhanden sind und eingesehen werden können. Diese Stelle kann identisch mit der BBNRLB sein, wenn das Unternehmen selbst die Lohnabrechnung durchführt. Liegen die Lohnunterlagen bei einer Steuerberatung oder bei einem externen Dienstleistungsunternehmen, ist dessen Betriebsnummer anzugeben. In diesen Fällen weichen die BBNRLB und BBNRAS voneinander ab.

Die Kombination aus BBNRLB und BBNRAS bekommt bei der Kommunikation mit dem Stammdatendienst zusätzlich eine laufende Nummer, die für die weitere Identifikation der meldenden/abrechnenden Stelle erforderlich ist. Mit ihrer Hilfe wird erkannt, dass über eine meldende/abrechnende Stelle (gleiche Kombination aus BBNRLB und BBNRAS) mehrere Abrechnungskreise abgerechnet werden.

Beispiele hierzu finden Sie in der Verfahrensbeschreibung zum UV-Meldeverfahren

Führt Ihr Unternehmen die Lohnabrechnung selbst durch und hat für die Gehaltsabrechnung zum Beispiel ein Steuerbüro beauftragt, handelt es sich um zwei meldende/abrechnende Stellen. Für jede dieser Stellen ist ein separater Stammdatenabruf durchzuführen und ein Teillohnnachweis zu erstellen.

Beispiele finden Sie in der Verfahrensbeschreibung zum UV-Meldeverfahren.

Werden in Ihrem Unternehmen Lohn- und Gehaltsabrechnungen getrennt durchgeführt (unterschiedliche Abrechnungskreise), werden bei der Meldung die gleichen Betriebsnummern (BBNRLB und BBNRAS) verwendet. Eine Unterscheidung ist nur durch ein zusätzliches Merkmal - die laufende Nummer - möglich. Sobald sich die meldende/abrechnende Stelle (z.B. die Gehaltsabrechnung der Beschäftigten) zum ersten Mal im Stammdatendienst registriert hat, erhält sie die laufende Nummer 1. Diese Nummer muss dann ins Entgeltabrechnungsprogramm übernommen werden.

Meldet sich dann die gleiche Stelle (z.B. die Abrechnung der Geschäftsführung) zum zweiten Mal im Stammdatendienst an, erhält sie die laufende Nummer 2. Für beide Abrechnungskreise ist je ein Lohnnachweis digital zu erstellen.

Ihr Unfallversicherungsträger erkennt mit Hilfe dieser Merkmale, dass es sich um zwei Teillohnnachweise handelt, die er vor Berechnung der Beiträge zusammenführt.

Aus technischen Gründen empfehlen wir, bei der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst (also der Registrierung ohne laufende Nummer) zunächst die Antwort für diese meldende Stelle abzuwarten und die übermittelten Stammdaten (inkl. der vom Stammdatendienst vergebenen laufenden Nummer) in das Entgeltabrechnungsprogramm zu übernehmen. Erst im Anschluss sollte die nächste Registrierung einer meldenden/abrechnenden Stelle vorgenommen werden.

Der Stammdatenabgleich wurde als Voraussetzung zur Übermittlung des digitalen Lohnnachweises eingeführt. Durch dieses Vorverfahren wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Unternehmensnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen an Ihren Unfallversicherungsträger übermittelt werden.

Der Abruf der Stammdaten des Unternehmens erfolgt bei der Nutzung einer Ausfüllhilfe automatisch unmittelbar vor Abgabe des Lohnnachweises. Eine eigenständige Abfrage ist nicht notwendig. Eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe ist für die Übermittlung von manuell erzeugten Daten vorgesehen.

Sie müssen für jedes Meldejahr einen separaten Stammdatenabgleich durchführen. Damit wird die Voraussetzung geschaffen, dass Sie immer die korrekten Daten für Ihre Meldung nutzen können.

Mit dem Stammdatenabruf erhalten Sie die für das jeweilige Meldejahr gültigen Stammdaten. Ihr Unfallversicherungsträger erhält gleichzeitig die Information, dass von der abrufenden Stelle ein Lohnnachweis digital abgegeben werden soll und erwartet dann den entsprechenden Lohnnachweis.

Ihr Unfallversicherungsträger meldet Ihre Unternehmensnummer, Veranlagung zum Gefahrtarif und PIN an den Stammdatendienst. Diese Datenübermittlung ist gesetzlich vorgesehen. Damit wird die Voraussetzung geschaffen, dass Sie immer die korrekten Daten für Ihre Meldungen nutzen.

Wenn Sie der Auffassung sind, die vom Stammdatendienst übermittelten Daten nicht richtig sind, wenden Sie sich bitte direkt an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger. Er wird dann Ihre Angaben prüfen und die Daten ggf. korrigieren.

Nein, der Stammdatenabruf ist nur einmal pro Meldejahr und Meldestelle durchzuführen. Wird der ursprüngliche Lohnnachweis storniert, kann unmittelbar danach die korrigierte Meldung abgegeben werden. Eine abweichende Vorgehensweise gilt, wenn Sie die Meldung korrigieren wollen, weil Sie einen geänderten Veranlagungsbescheid von Ihrem Unfallversicherungsträger erhalten haben. (s. hierzu: Was muss ich machen, wenn mir mein Unfallversicherungsträger neue Veranlagungsdaten mitteilt?)

Wenn Sie einen neuen Veranlagungsbescheid von Ihrem Unfallversicherungsträger erhalten, werden Ihre Daten in der Stammdatendienstdatei automatisch aktualisiert.

Ist für das betreffende Meldejahr bislang noch kein Stammdatenabruf erfolgt, sind keine Besonderheiten zu beachten.

Haben Sie für das betreffende Meldejahr den Stammdatenabruf bereits durchgeführt, aber noch keinen Lohnnachweis abgegeben, werden die neuen Stammdaten zur Aktualisierung in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm bereitgestellt. Sie übernehmen die aktuellen Daten und der Lohnnachweis digital wird direkt mit den neuen Stammdaten gemeldet.

Im anderen Fall (der Lohnnachweis digital für das betreffende Meldejahr wurde bereits abgegeben) ist dieser zunächst zu stornieren und ein neuer Lohnnachweis mit den aktuellen Stammdaten zu übermitteln.

Nein, private Haushalte sind von der Teilnahme an dem digitalen Lohnnachweisverfahren befreit.

Sie informieren die Unfallkassen wie bisher über Änderungen der Beitragsberechnungsgrundlagen.

Ausnahme: Sie oder Ihre Steuerberatung nutzen ein Entgeltabrechnungsprogramm. Dann müssen Sie einmalig einen Stammdatenabruf durchführen. Hierfür werden die vom zuständigen Unfallversicherungsträger versandten Zugangsdaten benötigt. Mit der Rückmeldung der Stammdaten wird ein Merkmal übermittelt, das besagt, dass kein digitaler Lohnnachweis abzugeben ist.

Fragen hierzu beantworten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Unfallkassen und Gemeindeunfallversicherungsverbände.

Fällt eine meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg, hat diese den Lohnnachweis innerhalb von sechs Wochen nach dem Wegfall mit dem Meldegrund UV06 abzugeben.

Dies gilt insbesondere für den Fall, dass der Unternehmer seine Steuerberatung wechselt. Auch dann, wenn es möglich ist, die Personaldaten von dem Entgeltabrechnungsprogramm der alten Steuerberatung auf das Entgeltabrechnungsprogramm der neuen Steuerberatung zu übertragen, ist zu beachten, dass sich die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle (BBNRAS) ändert. Hat die alte Steuerberatung daher bereits vorab einen Stammdatenabruf für das betreffende Meldejahr durchgeführt, hat sie diesen zu stornieren.

Unabhängig davon, wann der Lohnnachweis mit dem Meldegrund UV06 beim Unfallversicherungsträger eingeht, fließt er zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, das Unternehmen erhält keinen vorgezogenen Beitragsbescheid.

Wird ein Entgeltabrechnungsprogramm gewechselt, ist die Vorgehensweise analog dem Wechsel einer Steuerberatung (siehe Frage 14).

Dabei fällt technisch gesehen die meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg. Aus dem Altsystem (abgebendes Entgeltabrechnungsprogramm) sind die Lohnnachweise für Zeiträume, die dort abgerechnet wurden, innerhalb von sechs Wochen nach dem Wechsel mit dem Meldegrund UV06 abzugeben.

Aus dem neuen Entgeltabrechnungsprogramm (übernehmendes Neusystem) ist für das Meldejahr erneut die Stammdatenabfrage initial durchzuführen. Mit dem Neusystem ist der Lohnnachweis sodann für die Entgelte zu übermitteln, die auf die mit dem Neusystem abgerechneten Zeiträume entfallen. Für die richtige Berechnung der Höchstjahresarbeitsverdienste ist die Übernahme der Vortragswerte aus dem Altsystem in das Neusystem bei unterjährigem Systemwechsel notwendig.