Fragen zum Lohnnachweis

Der digitale Lohnnachweis wird über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bzw. die Ausfüllhilfe (bei manuell erzeugten Daten) an die Datenannahme- und – verteilstelle der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (UV-DAV) übermittelt. Sind die Daten fehlerfrei, werden sie direkt an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger zur Beitragsberechnung weitergeleitet. Andernfalls wird Ihre Meldung mit einem entsprechenden Fehlerhinweis abgewiesen.

Sollten Sie irrtümlich falsche Daten erfasst und übertragen haben (z.B. Zuordnung der Beschäftigten zur falschen Gefahrtarifstelle oder Meldung von zu viel/ zu wenig Entgelt), stornieren Sie bitte zunächst die falsche Meldung und melden anschließend die korrigierten Daten neu. Ein erneuter Stammdatenabgleich ist hierfür nicht erforderlich. Lässt sich eine erfolgreiche Meldung nicht stornieren, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger.

Sind Sie Mitglied einer gewerblichen Berufsgenossenschaft und haben Sie lediglich eine falsche Stundenzahl angegeben, muss der Lohnnachweis nicht nachträglich korrigiert werden. Bei den gewerblichen Berufsgenossenschaften dient als Beitragsmaßstab das Arbeitsentgelt. Daher haben die Arbeitsstunden keinen Einfluss auf die Beitragshöhe und eine Korrekturmeldung ist überflüssig.

Wenn für eine meldende/abrechnenden Stelle ein Lohnnachweis digital eingereicht wurde, obwohl im Unternehmen bzw. in dieser meldenden/abrechnenden Stelle im Meldejahr keine Personen gegen Entgelt beschäftigt waren, ist der Lohnnachweis zu stornieren. Ebenfalls storniert werden muss der Stammdatenabruf. Erst dann erwartet Ihr Unfallversicherungsträger von dieser meldenden/ abrechnenden Stelle keinen Lohnnachweis mehr für das Meldejahr.

Lässt sich eine erfolgreiche Meldung nicht stornieren, wenden Sie sich bitte an ihren zuständigen Unfallversicherungsträger.

Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, kann Ihr Unfallversicherungsträger die erforderlichen Daten schätzen und der Beitragsberechnung zugrunde legen.

Reichen Sie in diesem Fall Ihren Lohnnachweis umgehend nach.

Die Zählung der Beschäftigten erfolgt in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm maschinell und wird im Lohnnachweis digital ausgegeben. Ein manuelles Eingreifen in die Angabe „Arbeitnehmerzahl“ ist daher nicht erforderlich. Wenn Sie über eine Ausfüllhilfe melden, erfassen Sie alle Daten manuell.

Auf Grund von Prüfungen und Weiterleitungen können von der Absendung bis zum Eingang der Meldung bis zu zwei Arbeitstage vergehen. Sie können davon ausgehen, dass Ihre Daten ihr Ziel erreichen, wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten haben.

Bitte sehen Sie innerhalb des genannten Zeitraums von Anfragen zu Ihren Meldungen ab.

Nein, private Haushalte sind von der Teilnahme an dem digitalen Lohnnachweisverfahren befreit.

Sie informieren die Unfallkassen wie bisher über Änderungen der Beitragsberechnungsgrundlagen.

Ausnahme: Sie oder Ihre Steuerberatung nutzen ein Entgeltabrechnungsprogramm. Dann müssen Sie einmalig einen Stammdatenabruf durchführen. Hierfür werden die vom zuständigen Unfallversicherungsträger versandten Zugangsdaten benötigt. Mit der Rückmeldung der Stammdaten wird ein Merkmal übermittelt, das besagt, dass kein digitaler Lohnnachweis abzugeben ist.

Fragen hierzu beantworten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Unfallkassen und Gemeindeunfallversicherungsverbände.

Fällt eine meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg, hat diese den Lohnnachweis innerhalb von sechs Wochen nach dem Wegfall mit dem Meldegrund UV06 abzugeben. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass der Unternehmer seine Steuerberatung wechselt. Auch dann, wenn es möglich ist, die Personaldaten von dem Entgeltabrechnungsprogramm der alten Steuerberatung auf das Entgeltabrechnungsprogramm der neuen Steuerberatung zu übertragen, ist zu beachten, dass sich die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle (BBNRAS) ändert. Hat die alte Steuerberatung daher bereits vorab einen Stammdatenabruf für das betreffende Meldejahr durchgeführt, hat sie diesen zu stornieren.

Unabhängig davon, wann der Lohnnachweis mit dem Meldegrund UV06 beim Unfallversicherungsträger eingeht, fließt er zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, das Unternehmen erhält keinen vorgezogenen Beitragsbescheid.

Wird ein Entgeltabrechnungsprogramm gewechselt, ist die Vorgehensweise analog dem Wechsel einer Steuerberatung (siehe Frage 9).

Dabei fällt technisch gesehen die meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg. Aus dem Altsystem (abgebendes Entgeltabrechnungsprogramm) sind die Lohnnachweise für Zeiträume, die dort abgerechnet wurden, innerhalb von sechs Wochen nach dem Wechsel mit dem Meldegrund UV06 abzugeben.

Aus dem neuen Entgeltabrechnungsprogramm (übernehmendes Neusystem) ist für das Meldejahr erneut die Stammdatenabfrage initial durchzuführen. Mit dem Neusystem ist der Lohnnachweis sodann für die Entgelte zu übermitteln, die auf die mit dem Neusystem abgerechneten Zeiträume entfallen. Für die richtige Berechnung der Höchstjahresarbeitsverdienste ist die Übernahme der Vortragswerte aus dem Altsystem in das Neusystem bei unterjährigem Systemwechsel notwendig.