Fragen und Antworten zur Zentralen Expositionsdatenbank (ZED)

Häufige fragen

Bild: DGUV

An dieser Stelle werden häufig gestellte Fragen zur Zentralen Expositionsdatenbank (ZED) in Form eines Fragen-und-Antworten-Kataloges veröffentlicht. Die Antworten werden auf der Grundlage des geltenden Rechts gegeben, teilweise sind es ausdrücklich Empfehlungen der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Im Zweifel sind die aufsichtsführenden Stellen der Länderbehörden und die Präventionsdienste Unfallversicherungsträger zurate zu ziehen, die die Unternehmen bei der Umsetzung der Verpflichtungen gemäß Gefahrstoffverordnung (GefStoffV) überwachen und beraten.

Aufgrund der Fülle der Fragen wurden diese in folgende Themengruppen eingeordnet:

I. Kriterien für die Aufnahme in das Expositionsverzeichnis und Zeitpunkt der Aufnahme

II. Anfragen zur Aufnahme von Studierenden und zu Labortätigkeit

III. Fragen zu den zu erfassenden Daten und zum Datenschutz

IV. Fragen zur Nachgehenden Vorsorge (ODIN) und zur Gesundheitsvorsorge (GVS)

V. Fragen zur Exposition

VI. Fragen zur Änderung und Löschung von in der ZED hinterlegten Daten

VII. Fragen in Bezug auf Hilfestellungen und Übungsmöglichkeiten

VIII. Fragen zu Datenimport-Möglichkeiten (Upload über eine Excel-Tabelle)

IX. Fragen zu den Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS) 410

Viele Felder in der ZED sind mit Hilfetexten hinterlegt, die ebenfalls detaillierte Informationen zu einzelnen Aspekten enthalten.


I. Kriterien für die Aufnahme in das Expositionsverzeichnis und Zeitpunkt der Aufnahme

1. Frage: Welche Beschäftigten werden in der ZED geführt?

Antwort: Im Rahmen der Gefährdungsbeurteilung muss eine mögliche Gefährdung festgestellt werden. Das Technische Regelwerk gibt hierzu Hilfestellungen, insbesondere die Technischen Regeln für Gefahrstoffe (TRGS) 910 (Risikobezogenes Maßnahmenkonzept für Tätigkeiten mit krebserzeugenden Gefahrstoffen) und TRGS 410 (Expositionsverzeichnis bei Gefährdung gegenüber krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen der Kategorien 1A oder 1B). Die TRGS 410 definiert die Aufnahmekriterien für das Expositionsverzeichnis.

2. Frage: Gibt es auch Kriterien dafür, wann Beschäftigte, die Tätigkeiten mit krebserzeugenden Stoffen ausüben, nicht in das Expositionsverzeichnis aufgenommen werden müssen?

Antwort: Die TRGS 410 führt Kriterien für die Nichtaufnahme in das Expositionsverzeichnis auf: Dazu gehören z. B. Tätigkeiten mit geringen Mengen oder solche Tätigkeiten, bei denen Sicherheit und Gesundheitsschutz auf der Grundlage spezieller technischer Regeln sichergestellt werden.

3. Frage: Ab welchem Zeitpunkt sind Beschäftigte in der ZED zu erfassen?

Antwort: Die Verpflichtung zur personenbezogenen Dokumentation von gefährdenden Tätigkeiten beim Umgang mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen (KM-)Stoffen hat der Gesetzgeber bereits 2005 in der Gefahrstoffverordnung verankert.
Details zu den europarechtlichen Vorgaben

Die DGUV empfiehlt, Beschäftigte mit entsprechender Gefährdung rückwirkend ab Juli 2013 in der ZED zu erfassen. Zu diesem Zeitpunkt wurde in der Gefahrstoffverordnung die Möglichkeit geschaffen, dass Arbeitgeber die Aufbewahrungspflicht des Verzeichnisses und die Aushändigungspflicht der die Beschäftigten betreffenden Teile des Verzeichnisses auf den Unfallversicherungsträger übertragen können (für alle Unfallversicherungsträger gemeinsam realisiert in Form der ZED bei der DGUV). Mit der Teilnahme an der ZED entspricht der Arbeitgeber aus Sicht der DGUV seinen rechtlichen Verpflichtungen aus § 14 Abs. 3 der heutigen Gefahrstoffverordnung. Darüber hinaus empfiehlt die DGUV, im Unternehmen bereits vorhandene Expositionsverzeichnisse aus der Zeit vor 2013 in die ZED aufzunehmen, um auch für diese die Aufbewahrungs- und Aushändigungspflicht auf die DGUV zu übertragen.

4. Frage: Gibt es nach § 14 GefStoffV Pflichten zur Dokumentation, Archivierung und Aushändigung bei gefährdenden Tätigkeiten mit reproduktionstoxischen (fruchtbarkeitsgefährdenden) Stoffen?

Antwort: Diese Verpflichtungen bestanden in der Gefahrstoffverordnung von 2005 bis Mitte November 2016. Waren in diesem Zeitraum Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer durch reproduktionstoxische (fruchtbarkeitsgefährdende) Stoffe gefährdet, fielen die jeweiligen Tätigkeiten unter die personenbezogene Dokumentationspflicht. Zudem bestand die Archivierungs- sowie die Aushändigungsverpflichtung.

Seit Mitte November 2016 braucht der gefährdende Umgang mit diesen Stoffen nicht mehr dokumentiert, archiviert und an die Beschäftigten ausgehändigt zu werden. Arbeitgeber können also ihr Expositionsverzeichnis seit diesem Zeitpunkt ggf. verändert fortschreiben.

Unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben kann aber die Dokumentation auch bei gefährdendem Umgang mit reproduktionstoxischen Stoffen weiterhin erfolgen.

II. Anfragen zur Aufnahme von Studierenden und zu Labortätigkeit

1. Frage: Müssen auch Studierende an Hochschulen, die im Labor mit krebserzeugenden Stoffen umgehen, in das Verzeichnis aufgenommen werden?

Antwort: Grundsätzlich ist die Gefahrstoffverordnung auch auf Studierende anzuwenden. Die jeweilige Hochschule bzw. ihr Träger sind dem Arbeitgeber gleich gestellt. Demnach sind Studierende ebenfalls in der ZED zu erfassen, sofern eine Gefährdung vorliegt. Zu Labortätigkeiten siehe Frage 2.

2. Frage: Unter welchen Voraussetzungen müssen Beschäftigte (oder Studierende), die Tätigkeiten in Laboratorien ausüben, in das Verzeichnis aufgenommen werden?

Antwort: Gemäß TRGS 410 ist die Umsetzung der Anforderungen der TRGS 526 (Laboratorien) maßgeblich für die Entscheidung, ob Studierende bzw. Beschäftigte aufgrund ihrer Labortätigkeit in das Verzeichnis aufgenommen werden müssen. Falls beispielsweise Handschutz oder Atemschutz als Schutzmaßnahme gegen krebserzeugende Stoffe angewendet wird, muss der/die Betreffende in das Verzeichnis aufgenommen werden. Wenn die Gefährdungsbeurteilung ergibt, dass Handschutz oder Atemschutz als Schutzmaßnahme gegen krebserzeugende oder keimzellmutagene Stoffe verwendet werden muss, so muss die betroffene Person trotz Umsetzung der TRGS 526 in das Verzeichnis aufgenommen werden.

III. Fragen zu den zu erfassenden Daten und zum Datenschutz

1. Frage: Welche Beschäftigtendaten sind für die Eingabe in der ZED erforderlich?

Antwort: Entsprechend der Vorgaben aus der Gefahrstoffverordnung und der TRGS 410 werden in der ZED Angaben zu den Beschäftigten, dem Beschäftigungszeitraum, der Tätigkeit und der zugehörigen Exposition sowie dem Unternehmen erfasst. Details hierzu finden Sie im Datenschutzkonzept.

Zur vollständigen Dokumentation einer Exposition werden mindestens die folgenden Angaben benötigt: Unternehmensname mit Anschrift und Telefonnummer, Unfallversicherungsträger und Mitgliedsnummer, Rentenversicherungs-Nr., Vor-, Nachname und Geburtsdatum der Beschäftigten, Datum des Beginns des Beschäftigungsverhältnisses, Tätigkeitszeitraum und Bezeichnung des Arbeitsbereichs/der Tätigkeit mit Gefahrstoffexposition, Gefahrstoff bzw. Tätigkeit nach TRGS 906, Dauer und Häufigkeit der Exposition, Schätzwert oder Messwert zur Dokumentation der Expositionshöhe.

Da das Verzeichnis "aktualisiert" zu führen ist, sind das Ausscheiden bzw. der Neueintritt von Beschäftigten sowie wesentliche Veränderungen bei der Art, Höhe und Dauer der Exposition am Arbeitsplatz oder auch z. B. die Umsetzung der Beschäftigten an einen anderen Arbeitsplatz chronologisch zu dokumentieren.

2. Frage: Wie sind Beschäftigte über die Eingabe der Daten in die ZED zu informieren?

Antwort: Unternehmen informieren ihre Beschäftigten und sind verpflichtet, deren Einwilligung zur Übertragung der Aufbewahrungs- und Aushändigungspflicht an die DGUV einzuholen (mögliches Informationsmaterial finden Sie unter https://zed.dguv.de).

3. Frage: Wurde das Datenschutzkonzept von der Bundesdatenschutzbeauftragten gebilligt und wo kann ich es einsehen?

Antwort: Das Datenschutzkonzept wurde der Bundesdatenschutzbeauftragten mitgeteilt und es wurden keine Einwände erhoben. Das Datenschutzkonzept kann eingesehen werden. Auf Anfrage werden auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM, gemäß § 9 Bundesdatenschutzgesetz) zur Verfügung gestellt.

4. Frage: Handelt es sich um eine Datenverarbeitung im Auftrag, wenn ein Unternehmen die ZED nutzt?

Antwort: Es handelt sich nicht um eine vertraglich zu regelnde Datenverarbeitung im Auftrag gemäß § 11 Bundesdatenschutzgesetz, sondern um eine gesetzliche Übermittlungsbefugnis im Rahmen der Funktionsübertragung gemäß § 14 Abs. 4 GefStoffV (Aufbewahrungs- und Aushändigungspflicht) mit Einwilligung des Beschäftigten. Der Unternehmer ist nur für den Inhalt der erfassten Daten verantwortlich – für den Datenschutz, insbesondere die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit der ZED ist die DGUV verantwortlich. Die Auswahl des ordnungsgemäßen Funktionsübernehmers hat der Gesetzgeber zugunsten der gesetzlichen Unfallversicherungen entschieden, sodass die einzelnen Unternehmen keine eigene Prüfung vornehmen müssen.

IV. Fragen zum Organisationsdienst für nachgehende Vorsorge (ODIN) und zur Gesundheitsvorsorge (GVS)

1. Frage: Gibt es in der ZED die Möglichkeit, Beschäftigte zur nachgehenden bzw. arbeitsmedizinischen Vorsorge gemäß Arbeitsmedizinvorsorgeverordnung (ODIN bzw. GVS) zu melden? Welche Schritte sind hierzu notwendig und wo finde ich weitere Informationen zu ODIN und GVS?

Antwort: Sofern eine nachgehende Vorsorge erforderlich ist (siehe Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge - ArbMedVV), können Unternehmen nach erfolgter schriftlicher Einverständniserklärung des/der Beschäftigten die zur Weitergabe an ODIN bzw. GVS erforderlichen Daten erfassen und das entsprechende Formular in der ZED-Eingabemaske ankreuzen.

ODIN organisiert im Auftrag der beteiligten Unfallversicherungsträger nach dem Ende der Beschäftigung arbeitsmedizinische Vorsorge für Personen, die im Laufe ihres Berufslebens eine Tätigkeit mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen (erbgutverändernden) Stoffen und Zubereitungen ausgeübt haben.

Die GVS (Gesundheitsvorsorge – vormals ZAs) organisiert die arbeitsmedizinische Vorsorge von Personen, die während ihrer beruflichen Tätigkeit asbestfaserhaltigem oder künstlichem mineralischem Faserstaub der Kategorien 1A oder 1B (z. B. Aluminiumsilikatwolle) ausgesetzt waren oder gegenwärtig noch sind.

Über die ZED können Arbeitgeber ihren Meldeverpflichtungen nach den Bestimmungen der Verordnung zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) nachkommen und ohne weitere arbeitsaufwendige Schritte Beschäftigte mit deren Einwilligung an ODIN und/oder die GVS zur Organisation der nachgehenden Vorsorge melden.

Wird eine Person über die ZED zur nachgehenden Vorsorge gemeldet, erfolgt die Übermittlung der für die nachgehende Vorsorge notwendigen Daten, sobald eine Exposition erfasst wurde.

V. Fragen zur Exposition

1. Frage: Wie ist die Höhe der Exposition bei einzelnen Tätigkeiten von Beschäftigten zu ermitteln? Gibt es eine Messverpflichtung? Was geschieht, wenn die Expositionshöhe nicht bekannt ist?

Antwort: Es gibt nur eine Ermittlungspflicht, eine Messung ist nicht vorgeschrieben. Damit sind auch Berechnungen, Messungen von Leitkomponenten, Analogiebetrachtungen oder die Zuhilfenahme von Expositionsbeschreibungen, z. B. aus Veröffentlichungen der Unfallversicherungsträger, der Länderbehörden oder der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), zur Schätzung der Expositionshöhe möglich.

Kann die Höhe der Exposition beim Umgang mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Stoffen der Kategorien 1A und 1B nicht ermittelt werden, so ist gemäß TRGS 410 die Tätigkeit schon aus diesem Grund dokumentationspflichtig. In der ZED kann vermerkt werden, dass keine Ermittlung der Expositionshöhe vorliegt. In diesem Fall wird davon ausgegangen, dass eine Gefährdung nicht ausgeschlossen werden kann.

2. Frage: Ab welchem Zeitpunkt müssen gefährdende Tätigkeiten von Beschäftigten in der ZED dokumentiert werden, wenn ein krebserzeugender oder keimzellmutagener Stoff legal neu in die Kategorien1A oder 1B der Verordnung (EG) Nr. 1272/2008 eingestuft wird?

Antwort: Bei bestehender Gefährdung ab dem Zeitpunkt der Legaleinstufung des Stoffes nach Kategorien 1A oder 1B oder, falls keine Legaleinstufung vorliegt, nach Übermittlung einer entsprechenden Einstufung durch den Lieferanten des Stoffes oder Produktes im Sicherheitsdatenblatt.

3. Frage: Kann man auch vorsorglich Expositionen gegenüber Verdachtsstoffen (Kategorie 2) erfassen?

Antwort: Ja, diese Stoffe sind jedoch in der Regel nicht in der Stoff-Auswahlliste der ZED hinterlegt. Bitte nutzen Sie für diese Angabe das Freitextfeld "Sonstiger Gefahrstoff". Bei Nutzung des Freitextfeldes muss der Gefahrstoff mit eindeutiger chemischer Bezeichnung und geeignetem Produktidentifikator, wie z. B. der CAS-Nummer, aufgeführt werden.

4. Frage: Ich möchte Tätigkeiten mit einen Gefahrstoff erfassen, der nicht in der Liste hinterlegt ist. Warum ist der Stoff in der Liste nicht aufgeführt? Wie gehe ich vor?

Antwort: Die in der ZED hinterlegte Stoff-Auswahlliste enthält legal eingestufte krebserzeugende, keimzellmutagene und auch reproduktionstoxische (fruchtbarkeitsgefährdende) Gefahrstoffe der Kategorien 1 A und 1B sowie Tätigkeiten, die in der TRGS 906 aufgeführt sind. Reine Herstellereinstufungen sind nicht erfasst. Bitte nutzen Sie für Ihre Angabe das Freitextfeld "Sonstiger Gefahrstoff". Bei Nutzung des Freitextfeldes muss der Gefahrstoff mit eindeutiger chemischer Bezeichnung und geeignetem Produktidentifikator, wie z. B. der CAS-Nummer, aufgeführt werden.

5. Frage: Müssen durch reproduktionstoxische (fruchtbarkeitsgefährdende) Stoffe gefährdete Beschäftigte in der ZED dokumentiert werden? Was geschieht im Falle einer Schwangerschaft, wenn Beschäftigte mit KMR-Stoffen arbeiten?

Antwort: Entsprechend der Gefahrstoffverordnung mussten auch Beschäftigte, die zwischen 2005 und November 2016 durch Exposition gegenüber reproduktionstoxischen (fruchtbarkeitsgefährdenden) Stoffen gefährdet waren, in das Verzeichnis aufgenommen werden. Seit Mitte November 2016 braucht der gefährdende Umgang mit diesen Stoffen nicht mehr dokumentiert, archiviert und ausgehändigt zu werden. Arbeitgeber können also ihr Expositionsverzeichnis seit diesem Zeitpunkt ggf. verändert fortschreiben.

Unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben kann aber die Dokumentation auch bei gefährdendem Umgang mit reproduktionstoxischen Stoffen weiterhin erfolgen.

Im Fall einer Schwangerschaft greifen Beschäftigungsverbote für alle KMR-Stoffe.

6. Frage: Wenn eine Exposition gegenüber Gemischen vorliegt, muss dann die Exposition gegenüber jedem Einzelstoff dokumentiert werden?

Antwort: Ist das Gemisch nicht als solches eingestuft und in der ZED nicht in der hinterlegten Gefahrstoffliste vorgegeben, ist die Dokumentation der Einzelsubstanzen notwendig. Zusätzlich oder alternativ kann eine Beschreibung im Feld "Stoff-Gemische" erfolgen. Im Falle von Schweißrauch können beispielsweise Chrom(VI)-Verbindungen oder Nickeloxide als krebserzeugende Gefahrstoffe auftreten. Die in der ZED hinterlegten Listen sehen Schweißrauche (sowohl u. a. mit Chrom(VI)-Verbindungen als auch u. a. mit Nickeloxiden) zur Auswahl vor.

Für Tätigkeiten oder Verfahren, die nach TRGS 906 als krebserzeugend eingestuft worden sind (wie z. B. "Tätigkeiten oder Verfahren, bei denen Beschäftigte in Bereichen arbeiten, in denen Dieselmotoremissionen freigesetzt werden"), sind in der ZED die entsprechenden Begriffe in der hinterlegten Gefahrstoffliste auswählbar.

7. Frage: Müssen auch Expositionen gegenüber Gefahrstoffen, die im Arbeitsprozess erst entstehen oder freigesetzt werden, dokumentiert werden?

Antwort: Ja.

VI. Fragen zur Änderung und Löschung von in der ZED hinterlegten Daten

1. Frage: Können Unternehmen eigene Daten in der ZED verändern oder löschen?

Antwort: Die Unternehmen sind für den Inhalt und die Qualität der dokumentierten Daten selbst verantwortlich. Änderungen von in der ZED erfassten Daten können grundsätzlich nur die Unternehmen vornehmen, die die Daten erfasst haben. Änderungen werden durch die ZED protokolliert. Die jeweils aktuellste Protokollierung wird dem Nutzer der ZED angezeigt.

2. Frage: Kann ein Unternehmen die Teilnahme an der ZED beenden? Was passiert mit den bereits dokumentierten Daten?

Antwort: Unternehmen können jederzeit aus der Nutzung der ZED ausscheiden und das Verzeichnis gemäß Gefahrstoffverordnung im eigenen Haus weiterführen. Aus Gründen der Rechtssicherheit wird empfohlen, die bis zu diesem Zeitpunkt in der ZED gespeicherten Daten in der ZED zu belassen.

3. Frage: Wenn Beschäftigte der Archivierung ihrer Expositionsdaten in die ZED sowie deren Aushändigung über die ZED zu einem späteren Zeitpunkt widersprechen, was passiert dann mit den dort bereits vorliegenden Daten?

Antwort: Bei einem Widerruf von Beschäftigten zur Datenspeicherung in der ZED hat der Unternehmer das Verzeichnis für diese Personen gemäß Gefahrstoffverordnung selbst zu führen. Der Widerruf hat grundsätzlich "ex nunc" Wirkung, d. h., die bis zu diesem Zeitpunkt in der ZED gespeicherten Daten verbleiben in der ZED. Der Unternehmer kann jedoch entscheiden, das Verzeichnis rückwirkend im eigenen Haus zu führen und die Daten des widersprechenden Beschäftigten in der ZED löschen.

VII. Fragen in Bezug auf Hilfestellungen und Übungsmöglichkeiten

1. Frage: Können die Eingabe von Beschäftigtendaten und die verschiedenen Funktionen der ZED vorab ausprobiert werden?

Antwort: Neben der Datenbank für ausschließlich verbindliche Daten steht eine Testversion (https://zed.dguv.de/zed-test/#/login) zur Verfügung. Hier erhalten Interessierte einen Einblick in die Funktionsweise und die verschiedenen Anwendungen der ZED. Die erfassten Daten dürfen nur fiktiv sein und können später nicht in die Datenbank für die verbindlichen Daten übertragen werden.

2. Frage: Gibt es eine Anleitung zur Datenerfassung in der ZED?

Antwort: Ja, eine Kurzanleitung (PDF, 854 kB) zur Nutzung der ZED-Testversion wurde anhand eines Beispiels erstellt.

VIII. Fragen zu Datenimport-Möglichkeiten (Upload über eine Excel-Tabelle)

1. Frage: Gibt es die Möglichkeit, bereits bestehende unternehmenseigene Datenbanken in die ZED zu importieren und wenn ja, wie funktioniert das?

Antwort: Seit Ende 2016 besteht die Möglichkeit, Daten über eine Excel-Tabelle (XLSX, 88 kB) in die ZED zu importieren. Die Anleitungen zum Befüllen der Tabelle (PDF, 46 kB) und zum Prozess des Uploads (PDF, 44 kB) können heruntergeladen werden.

IX. Fragen zur TRGS 410

1. Frage: Wenn Persönliche Schutzausrüstung (PSA) allein aus Hygienegründen getragen wird, ist die Tätigkeit dann dokumentationspflichtig?

Antwort: Wenn die Verwendung von Handschuhen oder Atemschutz als PSA beim Umgang mit den in der GefStoffV in § 14 aufgeführten Gefahrstoffklassen notwendig ist, ist eine Dokumentation verpflichtend. Das Tragen von Handschuhen allein aus Hygienegründen zieht keine Dokumentationsverpflichtung nach sich.

2. Frage: Ich habe Schwierigkeiten abzuschätzen, wann ich es mit einer gefährdenden Tätigkeit zu tun habe bzw. wann ich aufgrund einer als gering einzustufenden Gefährdung auf eine Dokumentation verzichten kann. Wie gehe ich vor?

Antwort: Diese Entscheidung kann nur der Unternehmer auf der Grundlage der Gefährdungsbeurteilung treffen. Die TRGS 410 macht Aussagen darüber, wann von einer Gefährdung auszugehen ist und wann möglicherweise nicht. Bei den Unfallversicherungsträgern sind Handlungshilfen in Arbeit, die weitere Hilfen geben werden. Bitte wenden Sie sich mit verbleibenden Fragen an Ihren Unfallversicherungsträger.

Grundsätzlich empfiehlt die DGUV, im Zweifelsfall eher zu dokumentieren als von einer Dokumentation abzusehen.

 

Stand: Januar 2017

Zum Üben

Test-Datenbank öffnen

In der Testversion ("ZED-Test") können Interessierte die ZED ausprobieren. Die erfassten Daten dürfen nur fiktiv sein und können nicht in die Produktionsanwendung übertragen werden.

Abkürzungsverzeichnis

  • ArbMedVV: Verordnung zur Arbeitsmedizinischen Vorsorge
  • DGUV: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung
  • GefStoffV: Gefahrstoffverordnung
  • GVS: Gesundheitsvorsorge
  • KMR-Stoffe: krebserzeugende, keimzellmutagene und fruchtbarkeitsgefährdende Stoffe
  • ODIN: Organisationsdienst für nachgehende Untersuchungen
  • TRGS: Technische Regeln für Gefahrstoffe

Kontakt:

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Tel.: 02241 231-2819
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