Inhalte der QM-Dokumentation

Die Dokumentation eines Qualitätsmanagementsystems besteht typischerweise aus drei Ebenen:

• 1. Ebene: Beschreibt  den Umfang des QM-Systems, die Abläufe von Prozessen und deren Wechselwirkungen und ggf. Begründungen bei Abweichungen von Normenforderungen
• 2. Ebene: Darstellung von Tätigkeiten und Prozessen, die zur Umsetzung von Forderungen benötigt werden
• 3. Ebene: Präzise Arbeitsunterlagen für den jeweiligen Arbeitsplatz

QM-Handbuch (QMH)

Das QM-Handbuch dokumentiert die Tätigkeitsfelder eines Unternehmens sowie die Aufbau- und Ablauforganisation. Beschrieben wird auch die Qualitätspolitik eines Unternehmens. Bestandteil sind außerdem Festlegungen der Verantwortung und Befugnisse bezüglich des QM-Systems und Regelungen zur dessen Überwachung mit Hilfe interner Audits.

Prozessbeschreibungen

Qualitätsmanagement ist in erster Linie eine Festlegung der Ablauforganisation und kann deshalb allein durch die Definition der Unternehmensstruktur nicht beschrieben werden. Organigramme mit Namen und Kästchen sind sicherlich ebenso erforderlich wie die Beschreibung der Aufgaben und Zuständigkeiten einer Stelle. Sie müssen jedoch ergänzt werden durch detaillierte Festlegungen, Regelungen und Weisungsbefugnisse. Qualitätsmanagement ist eine bereichsübergreifende Aufgabe und kann somit auch nur mit ausreichend spezifizierten Weisungen interdisziplinär geregelt werden.

Zu jeder Schnittstellenregelung sind demnach Prozessbeschreibungen erforderlich. Sie regeln bereichsübergreifend betriebliche Abläufe und treffen detaillierte Festlegungen zur Aufgabenteilung und den entsprechenden Zuständigkeiten. Prozessbeschreibungen sollten einheitlich nach einem Konzept erstellt, zwischen den beteiligten Stellen abgestimmt und von übergeordneter Stelle in Kraft gesetzt sein. Die Art der Ausführung und die Gestaltung kann dabei unternehmensspezifisch vorgegeben werden. Prozessbeschreibungen werden häufig in Form von Flussdiagrammen erstellt.

Arbeitsanweisungen

In vielen Fällen existieren zusätzlich noch Arbeitsanweisungen oder ähnliche Anweisungen, die den produktbezogenen Arbeitsablauf (z.B. in der Konstruktion, in der Produktion oder bei der Prüfung eines Produktes) regeln.

Gliederung von Abschnitten der 
QM-Dokumentation

Eine einheitliche Gliederung erleichtert den betrieblichen Umgang mit den QM-Dokumenten. Als Gliederung von QM-Handbuch-Abschnitten, Prozessbeschreibungen und ggf. Arbeitsanweisungen hat sich folgende Struktur bewährt:

1. Erläuterung des Zwecks des Dokuments / des Abschnittes
2. Anwendungsbereich
3. Erläuterung von Begriffen, die für das Verständnis notwendig sind
4. Vorgehensweise: Beschreibung der einzelnen Schritte des Prozesses
5. Auflistung mitgeltender Dokumente, die in diesem Zusammenhang noch zu beachten sind
6. Anlagen (z.B. Formblätter, Organigramme, Ablaufpläne)

Aufbau des QM-Handbuchs

Nimmt ein Benutzer das QM-Handbuch zur Hand, so sollte er sich durch dessen Aufbau möglichst leicht zurechtfinden können. Verfahren für die Erstellung, Prüfung, Freigabe und Aktualisierung des Handbuchs gehören an den Anfang. Bewährt hat sich folgender Aufbau:

• Deckblatt (mit Exemplarnummer des Handbuchs, sofern nicht elektronisch geführt, Hinweise zum Anwendungsbereich, wie z.B. Werke, Bereiche, Produktgruppen, Vermerk über Vertraulichkeitscharakter bzw. Rechtsschutz sowie eine Anmerkung, ob das Exemplar im Änderungsdienst enthalten ist oder nur zur Information dient),
  Benutzerhinweise (Festlegegung der Stelle, die für die Bearbeitung und den Änderungsdienst des QM-Handbuchs zuständig ist und Verfahren des Benutzers bei Änderung und Ergänzung des Handbuchs, d.h. Hinweise für das Einordnen und Austauschen von geänderten Abschnitten),
  Liste der gültigen Abschnitte (ermöglicht, den aktuellen Änderungsstand des QM-Handbuchs zu prüfen),
  Inhaltsverzeichnis
  
  
• Grundsatzerklärung der Unternehmensleitung zur Qualitätspolitik des Unternehmens
  
  
• Beschreibung des QM-Systems
  Dieser umfangreichste Teil des QM-Handbuchs beschreibt über alle Prozesse hinweg "Wer macht was" (erforderliche Verfahren, Aufgaben und Zuständigkeiten)
  
  
• Anhang
  Der Anhang enthält mindestens eine Auflistung der zugehörenden Prozessbeschreibungen. Je nach Zweckmäßigkeit können im QM-Handbuch auch Prozessbeschreibungen mit aufgenommen werden.