Welche Fristen sind einzuhalten?

  • 1. Wann kann ich meine Stammdaten abrufen?

    Der Abruf der Stammdaten ist frühestens ab dem 1. November für das folgende Meldejahr möglich.

    Beispiel: Der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2018 ist frühestens ab 01.11.2017 möglich.

    Wichtig:

    Aufgrund der Umstellung im Meldeverfahren können Sie frühestens ab 01.12.2016 den Stammdatenabgleich für das Jahr 2016 durchführen.

    Einige Programmanbieter werden die erstmalige Nutzung des Services voraussichtlich erst zum 01.01.2017 vorsehen.

    Haben Sie Fragen zu Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihrer Ausfüllhilfe, wenden Sie sich bitte direkt an den Anbieter.

    Wir empfehlen, nach Ihrer Stammdatenabfrage für das Meldejahr 2016 auch die Stammdaten für das Jahr 2017 abzurufen. Bitte beachten Sie dabei jedoch, dass Sie die Stammdatenantwort für 2016 zuerst in Ihr Entgeltabrechnungsprogramm bzw. Ausfüllhilfe übernehmen, bevor sie den Stammdatenabruf für 2017 durchführen.

  • 2. Wann muss ich meinen jährlichen Lohnnachweis digital spätestens eingereicht haben?

    Der gesetzlich festgelegte Meldetermin für den Lohnnachweis digital ist der 16. Februar des Folgejahres.

    Hier ein Beispiel: Der Lohnnachweis digital für das Meldejahr 2018 muss spätestens bis zum 16.02.2019 erstattet werden.

    Wichtig:

    Im Übergangszeitraum für die Meldejahre 2016 und 2017 ist es wichtig, dass sowohl der herkömmliche als auch der digitale Lohnnachweis übermittelt wird, um eine richtige Beitragsberechnung in der Zukunft sicher zu stellen.

    Wird kein digitaler Lohnnachweis erstellt, handelt es sich grundsätzlich um einen Meldeverstoß nach § 111 SGB IV. Im Rahmen der Qualifizierungsphase werden jedoch keine Sanktionen verhängt, wenn der digitale Lohnnachweis für 2016 verspätet nach dem Meldetermin im 1. Halbjahr 2017 übermittelt wird.

    Ist aus technischen Gründen eine Meldung über das Entgeltabrechnungsprogramm nicht möglich, kann die Abgabe auch über die Ausfüllhilfe erfolgen. Wurden aus dem Entgeltabrechnungsprogramm bereits die Stammdaten erfolgreich abgerufen, sollte dieser Stammdatenabruf storniert werden. Wird sv-net genutzt, wird über diese Anwendung auch der erforderliche Abgleich der Stammdaten durchgeführt.

    Hinweis:

    Während der Übergangsphase (Meldejahre 2016/2017) ist die Abgabe des herkömmlichen Lohnnachweises im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren weiterhin bis zum 11.02. des Folgejahres erforderlich.

  • 3. Wann muss ich Korrekturen zu bereits gemeldeten Lohnnachweisen melden?

    Korrekturen zu bereits gemeldeten Lohnnachweisen müssen Sie unverzüglich melden. Vor der Korrektur ist die bisherige Meldung zu stornieren.

  • 4. Wann muss ich unterjährige Lohnnachweise absenden?

    Unterjährige Lohnnachweise müssen Sie mit der letzten Entgeltabrechnung bzw. spätestens sechs Wochen nach Eintritt des Ereignisses übermitteln.

    Gründe hierfür sind: Einstellung des Unternehmens, Insolvenzeröffnung, Beendigung einer meldenden/abrechnenden Stelle, Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse oder andere Sachverhalte (z.B. Übergang eines Unternehmens oder eines Unternehmensteils auf einen Nachfolger).

    Beispiele finden Sie in der Beschreibung zum UV-Meldeverfahren (PDF, 146 kB) (Link zur Broschüre)

  • 5. Was ist beim Wegfall einer meldenden/abrechnenden Stelle (z.B. bei Wechsel des Steuerberaters) zu beachten?

    Fällt eine meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg, hat diese den Lohnnachweis innerhalb von sechs Wochen nach dem Wegfall mit dem Meldegrund UV06 abzugeben.

    Dies gilt insbesondere für den Fall, dass der Unternehmer seinen Steuerberater wechselt. Auch dann, wenn es möglich ist, die Personaldaten von dem Entgeltabrechnungsprogramm des alten Steuerberaters auf das Entgeltabrechnungsprogramm des neuen Steuerberaters zu übertragen, ist zu beachten, dass sich die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle (BBNRAS) ändert. Hat der alte Steuerberater daher bereits vorab einen Stammdatenabruf für das betreffende Meldejahr durchgeführt, hat er diesen zu stornieren.

    Unabhängig davon, wann der Lohnnachweis mit dem Meldegrund UV06 beim Unfallversicherungsträger eingeht, fließt er zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, das Unternehmen erhält keinen vorgezogenen Beitragsbescheid.

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