E-Mail - die wirklich schnelle Post

Electronic Mail (E-Mail) - oder auf deutsch: Elektronische Post - ist einer der ältesten Internetdienste überhaupt. Damit hat der Benutzer die Möglichkeit, Daten und Nachrichten zu jeder Uhrzeit an jeden Punkt der Erde zu senden. Voraussetzung ist natürlich, dass der Adressat ebenfalls eine Zugangsmöglichkeit zum Internet, eine eigene E-Mail-Adresse und ein E-Mail-Programm besitzt.

Es existieren eine Vielzahl von E-Mail-Programmen, die sich in Bedienungskomfort und Umfang deutlich voneinander unterscheiden. Bekannte Programme sind z.B. Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird. An dieser Stelle wird nicht auf die Verwendung spezieller Mailprogramme eingegangen, sondern die Funktionsweise und Verwendung von E-Mails allgemein erläutert.

Funktionsweise der E-Mail

Transport

Der Benutzer erhält seine E-Mails sowie seine E-Mail-Adresse über seinen Provider oder einen E-Mail-Dienst im Web (z.B. gmx.de). Dieser ist die zentrale Schnittstelle, er regelt den Versand und den Empfang von Briefen. Der Versand einer E-Mail erfolgt im Internet mittels des Protokolls SMTP (Simple Mail Transport Protocol) und findet auf der Basis von TCP/IP (Transmission Control Protocol / Internet Protocol) statt. Diese beiden Protokolle sind verantwortlich für die Datenverpackung sowie deren Weiterleitung. Das TCP verpackt sämtliche Daten und macht sie reisefertig. Das IP leitet die Pakete zum adressierten Ziel, das durch die E-Mail-Adresse gekennzeichnet ist. Auf dem Weg zum Ziel kann eine E-Mail auch schon einmal mehrere Stunden auf einer Zwischenstation "hängen bleiben". Dies kann z.B. dann geschehen, wenn die Verbindung zum Zielcomputer gestört ist oder, wenn die E-Mails an einer Stelle für einen Adressaten gesammelt werden und nur einmal am Tag von diesem abgeholt werden. Wenn Sie wichtige Informationen über den Datenhighway per E-Mail verschicken, sollten Sie diese besser verschlüsseln (hierfür gibt es spezielle Programme, wie z. B. das beliebte Pretty Good Privacy - PGP). Sie sollten sich zumindest darüber im Klaren sein, dass unverschlüsselte E-Mails von Unbefugten gelesen und auch gefälscht werden können. Betrachten Sie E-Mails am besten wie Postkarten, die der Briefträger und wer immer am Versand beteiligt ist, lesen kann.

E-Mail-Adressen

Wer persönlich über das Internet erreichbar sein möchte, der braucht - wie auch im richtigen Leben - eine Postanschrift mit dem Namen des Empfängers und einer Ortsangabe. Bei einem Briefumschlag stehen diese beiden Informationen untereinander. Bei der E-Mail-Adresse werden sie durch ein Sonderzeichen verknüpft, dem sogenannten "Klammeraffen": @. Die korrekte Bezeichnung für dieses a mit Kringel lautet "at-sign', auf Deutsch "at-Zeichen". Es wurde benannt nach dem englischen Wort "at" (sprich: "ätt"), das soviel heißt wie "an", "bei", "zu", usw.

Der Namensteil einer E-Mail-Adresse ist zumeist jener, den man bei der Anmeldung seinem Provider angegeben hat (Alternativen sind meistens frei wählbar). Die Bezeichnung des Bestimmungsortes ist dagegen fest vorgegeben und sie ist fast immer der Name Ihres Internet-Providers oder Onlinedienstes.

Eine Internetadresse ist allerdings nicht so ausführlich wie eine Postanschrift. Bei der Adresse Horst Hammer, Hobrechtstraße 25, 12047 Berlin ist weitaus mehr herauszulesen als bei hh@ber.org oder hoha@gmx.de oder horst_hammer@aol.de. Übrigens ist es völlig unerheblich ob die Buchstaben in der E-Mail-Adresse in Klein- oder Großbuchstaben geschrieben werden. Der Computer macht bezüglich der Adresse keinen Unterschied. Der elektronische Postbote fordert aber zwingend die Einhaltung der folgenden Regeln:

• @:  Dieses Zeichen muss zwingend in der Adresse auftauchen
• keine Leerzeichen
• keine Umlaute (Ä/ä,Ö/ö,Ü/ü) und sonstigen Sonderzeichen (ß, á, é, /, {,[], etc.) ausgenommen Bindestrich - und Unterstrich _

Um von vornherein Fehler zu vermeiden, ist es sinnvoll, eine einmal richtig geschriebene Internetadresse im persönlichen Adressbuch Ihres E-Mail-Programms aufzunehmen. Von dort kann man sie bequem abrufen.

Kleiner Tipp: Klicken Sie bitte auf die folgende E-Mail-Adresse: ziguv@dguv.de. Wie Sie sehen, wird nun direkt Ihr E-Mail-Programm gestartet und die E-Mail-Adresse von ZIGUV wird direkt in die Empfängerzeile übernommen. Bei entsprechenden E-Mail-Links im WWW brauchen Sie die Adressen also niemals abzutippen, sondern es reicht, wenn Sie sie - wie bei den Ihnen bekannten Hyperlinks - einfach mit dem Mauszeiger anklicken.

Vor dem endgültigen Versand stehen je nach Komfort des E-Mail-Programms dem Benutzer noch einige Optionen zur Verfügung. Diese könnten sein:

• Confirm Delivery: bestätige die Ankunft beim Empfänger
• Confirm Reading: bestätige das Lesen der E-Mail
• Urgent: diese E-Mail wird bevorzugt behandelt
• Self Copy: hinterlässt eine Kopie der E-Mail im eigenen Briefkasten

Der Empfänger der E-Mail hat nun mehrere Möglichkeiten, die erhaltene Information zu verarbeiten. Er kann sie entweder nur lesen, sie lesen und beantworten (wobei der Text der eingegangenen E-Mail zumeist als Zitat übernommen wird, was die Beantwortung der E-Mail erleichtert), er kann sie an andere Adressen weiterleiten oder löschen.

Aufbau einer E-Mail

Eine E-Mail-Nachricht besteht immer aus zwei Komponenten, den Header-Anweisungen und Log-Ausgaben über den Transport der E-Mail sowie dem eigentlichen E-Mail-Text. Die Header-Anweisungen (Vorspann) werden sowohl von jedem Übertragungsknoten als auch von dem verwendeten Programm selbst analysiert. Die meisten E-Mails haben folgende Zeilen in ihrem Header:

• From: Hier steht der Absender der E-Mail. Eine From-Zeile kann nur einmal vorkommen.
• To: An dieser Stelle finden Sie den Empfänger der Nachricht. Diese Zeile kann mehrere Adressen enthalten, die dann durch ein Trennzeichen voneinander getrennt sind (oft Kommata oder Ausrufezeichen).
• Cc: Diese Abkürzung steht für das Wort Carbon Copy und ist eine Erinnerung an das Kohlepapier in früheren Bürozeiten. (Durchschlag an . . . ). Sie können diese Funktion benutzen, wenn Sie  - wie bei einem Serienbrief - gleich mehreren Leuten eine E-Mail schicken wollen. Jeder Empfänger sieht allerdings im Kopf seiner E-Mail die Liste mit den E-Mail-Adressen der anderen Empfänger.
• Bcc: Hat die selbe Funktion, wie "Cc", allerdings sieht nun der Adressat nicht die Liste mit den E-Mail-Adressen der anderen Empfänger. Eine Serien-E-Mail wirkt dadurch etwas persönlicher.
• Subject: Ist vergleichbar mit der "Betrifft"-Zeile in einem Brief. Bei vielen eingehenden E-Mails hilft Ihnen die Betreff-Zeile, zwischen den E-Mails zu unterscheiden und Prioritäten zu setzen. Der Text der Betreff-Zeile ist beliebig und kann auch, wenn nicht gewünscht, weggelassen werden. Die Eintragung sollte aber nicht länger als 40 Zeichen sein.
• Date: Diese Zeile enthält das Datum und die Zeit des Mail-Versands. Die meisten E-Mail-Programme fügen diese Zeile automatisch ein.